SMART WORKING: Come regolarizzarlo nella tua azienda evitando controversie con i dipendenti

i 3 passi per regolarizzare lo smart working nella tua azienda evitando controversie con i dipendenti

Il 31 luglio terminerà la fase di emergenza da Covid-19.

Nella guida gratuita alla gestione dei dipendenti ai tempi del COVID-19 che puoi trovare cliccando qui ho parlato ampiamente dello smart working e delle sue potenzialità.

Ma, visto che ci avviciniamo al termine della fase di emergenza, cosa bisogna fare per regolarizzarsi post-COVID19 se si vuole proseguire con questa forma di lavoro flessibile?

Partiamo da qualche premessa.

 

Smart working: vantaggi e svantaggi per una azienda

Se dovessi riassumere, dal mio punto di vista, i vantaggi dello smart working per le aziende mi focalizzerei su due punti essenziali.

1. Riduzione costo del lavoro. L’azienda grazie al lavoro agile può programmare una distribuzione differente delle postazioni lavorative, risparmiare su energia elettrica e, in generale, sugli ambienti lavorativi.

2. Fidelizzazione del lavoro e aumento produttività. Un altro effetto benefico del lavoro agile è proprio la fidelizzazione del lavoratore che sicuramente gradirà questa forma di lavoro aumentandone anche la produttività perché potrà lavorare secondo i suoi ritmi gestendosi il lavoro.

ATTENZIONE: è chiaro che, il lavoro agile, cambia la visione dell’organizzazione aziendale che si deve orientare sempre più verso il risultato creando dei sistemi di misurazione degli obiettivi e della produttività (come la capacità produttiva lavorativa ad esempio) e non più sul tempo che il lavoratore passa nell’ufficio.

Questa misurazione, questo monitoraggio è essenziale.

Perché altrimenti si rischia di vanificare il vantaggio dello smart working che può sicuramente aumentare la produttività ma senza obiettivi e indici di misurazione potrebbe diventare controproducente.

Inoltre, bisogna tenere in considerazione che, il lavoro in smart working, non può sostituire integralmente la prestazione lavorativa in azienda ma deve essere affiancato ad essa e, come abbiamo già accennato, avendo ben chiari gli obiettivi da raggiungere e gli indici di produttività.

In questo modo si potranno avere diversi vantaggi:

  • aumento della produttività
  • riduzione dei costi aziendali
  • miglioramento esperienza lavorativa dei dipendenti

 

Smart working post COVID-19: cosa fare

Fatta questa premessa, come sappiamo, il 31 luglio terminerà la fase di emergenza da Covid-19.

Questa fase di emergenza ha presentato una procedura “semplificata” di accesso allo smart working.

1. Comunicazione telematica alla Pubblica Amministrazione senza una scadenza;

2. Nessun obbligo di accordo scritto;

3. Implementazione di una serie di diritti e priorità;

Ora però, è tempo di guardare al futuro e se, dopo aver testato i benefici di questa forma di lavoro flessibile, hai intenzione di mantenere lo smart working in maniera stabile per la tua attività allora ci sono delle informazioni che devi assolutamente sapere per metterti in regola una volta che questa misura “semplificata” terminerà e si ritornerà alla disciplina ordinaria.

Ecco cosa devi fare.

 

1) Comunicazione sul portale Ministero del lavoro

Le regole sulla gestione del lavoratore soggetto a smart working sono quelle previste dalla disciplina ordinaria (articoli dal 18 al 24, del decreto legislativo n. 81/2017).

Per cui, all’avvio del lavoro agile, dovrai effettuare una sola volta la comunicazione di attivazione tramite la procedura telematica presente sul portale del Ministero del Lavoro.

 

2) Accordo scritto fra le parti

La comunicazione, da sola, non basta.

La disciplina ordinaria prevede l’obbligo dell’accordo scritto fra le parti.

Questo accordo è estremamente importante perché stabilisce tutte le modalità di svolgimento del lavoro agile. Modalità che vengono lette, condivise e firmate da entrambe le parti.

In questo modo anche il lavoratore saprà nero su bianco quali sono le modalità, i diritti e i doveri di questa forma di lavoro.

Per nostra esperienza la chiarezza, soprattutto quando si parla di rapporto di lavoro, è essenziale.

Incomprensioni non risolte possono portare a controversie che incrinano il rapporto di fiducia fra datore di lavoro e lavoratore.

Spesso parlo di prevenzione dalle vertenze sindacali. Anche questo è un tipo di prevenzione che salvaguarda il rapporto.

Ecco perché, se ne avete la possibilità, anche in questo periodo dove non è obbligatorio un accordo scritto, vi consiglio caldamente di sottoscrivere un accordo scritto con il dipendente.

E’ un investimento che ti restituirà tranquillità e prevenzione da eventuali problemi futuri.

 

3) Regolamento interno aziendale sulla disciplina dello smart working

Se l’azienda vuole prevedere un utilizzo ampio del lavoro agile per i propri dipendenti, è importante predisporre un regolamento interno dove vengono inserite le regole di gestione della prestazione da remoto.

Ed è altrettanto importante che i lavoratori aderiscano solo dopo aver preso atto di quanto scritto nel regolamento.

Il regolamento dovrà contenere informazioni come ad esempio:

  • la durata dell’accordo
  • l’indicazione delle giornate soggette a smart working
  • modalità e le tempistiche del recesso anticipato in presenza di un giustificato motivo oggettivo
  • il richiamo agli elementi garantiti (ed invariati) del contratto individuale (es. mansioni; limiti di orario; riposi)
  • come verranno strutturate le interazioni (es. riunioni) con il team (o fra i vari reparti) quando il lavoratore è in modalità smart. Sarebbe opportuno anche indicare le fasce orarie di reperibilità e attraverso quali modalità avverranno queste interazioni (es. attraverso una determinata piattaforma telematica)
  • le modalità e la tempistica per richiamare il lavoratore in azienda se dovesse essere necessario (es. preavviso al lavoratore)
  • le condotte, al di fuori della sede lavorativa, che possono dar luogo a sanzioni disciplinari
  • le modalità con le quali verranno forniti gli obiettivi periodici richiesti durante la prestazione da remoto
  • l’elenco della strumentazione tecnologica fornita al lavoratore per la prestazione lavorativa e come gestire questa strumentazione
  • tutte le specifiche in materia di sicurezza sul lavoro
  • etc.

Leggendo questo elenco avrai compreso perché è così importante che un lavoratore legga il regolamento prima di aderire a tutti gli effetti a questa forma di lavoro smart.

Se non c’è chiarezza su questi punti allora i motivi di incomprensione e di controversia possono diventare veramente tanti.

Con un regolamento scritto, invece, ci saranno nero su bianco tutte le regole per la gestione del rapporto di lavoro in modalità agile e sarà una sicurezza e una tranquillità sia per te e sia per i tuoi dipendenti.

Se hai qualsiasi dubbio, vuoi qualche chiarimento o vuoi informazioni su come creare un piano di “normalizzazione” dell’azienda allo smart working allora puoi contattarmi in privato.

A presto

Daniele

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